Innhold
1. Innledning
2. Virkeområde
3. Habilitet
4. Behandling av fortrolig informasjon/taushetsplikt
4.1. Generelt
4.2. Informasjonsplikt
4.3. Forholdet til media
5. Nærmere om forholdet til kunder, leverandører og andre
5.1. Behandling av kunder
5.2. Om gaver m.m
6. Egenekspedering
7. Private forhold
7.1. Privat økonomi
7.2. Familieforhold
7.3. Deltakelse og verv i næringsvirksomhet m.m
8. Handel med finansielle instrumenter
9. Oppfølging
1. Innledning
En bank er i særlig grad avhengig av omverdenes tillit. Kunder, offentlige myndigheter og andre finansinstitusjoner må til enhver tid ha tillit til bankens profesjonalitet og integritet. Dette innebærer et krav om integritet i den enkeltes handlemåte, samt en forpliktelse til å opptre etisk forsvarlig.
Regler av etisk natur finner vi i ulike lover og forskrifter som gjelder for banken. Disse reglene er det viktig å kjenne. De interne etiske retningslinjene skal være en konkretisering og supplering av disse reglene.
I tillegg gjelder den til enhver tid gjeldende personalpolitikk i banken som bla. omhandler leveregler innen lojalitet, tillit og samarbeid.
Det er imidlertid viktig å erkjenne at det i mange tilfeller ikke finnes noe entydig svar på hva man skal gjøre i en gitt situasjon hvor man står overfor et etisk problem eller dilemma. Ofte vil man være henvist til å løse situasjonen ved hjelp av eget skjønn og hva en selv føler er riktig eller galt. I slike situasjoner kan det være til hjelp å stille seg spørsmål av typen:
- Vil jeg mislike om dette ble kjent for ledelsen og mine arbeidskolleger?
- Ville dette på noen måte kunne svekke tilliten til Klepp Sparebank dersom det skulle bli omtalt i massemedia.?
- Kan den handling eller disposisjon jeg gjør komme i konflikt med de interesser jeg skal ivareta som ansatt i Klepp Sparebank, eller oppfattes som en fordel jeg oppnår i kraft av min stilling ?
I tvilssituasjoner skal man drøfte slike spørsmål med nærmeste overordnede.
2. Virkeområde
De etiske regler inneholder generelle prinsipper for aktsomhet som skal gjelde for ansatte i banken. De etiske regler gjelder også for tillitsvalgte der dette er særskilt angitt. Med tillitsvalgt forstås her medlem eller varamedlem av styre, forstanderskap eller kontrollkomite i banken. De etiske regler er supplement til ansettelseskontrakten og det lov og avtaleverk som gjelder for virksomheten i banken.
3. Habilitet
Ingen ansatt eller tillitsvalgt må ta del i eller søke å påvirke en beslutning når det foreligger særlige forhold som er egnet til svekke tilliten til han eller hennes uavhengighet. Et slikt særlig forhold kan være en tilknytning til saken det gjelder, for eksempel gjennom slektskap, nære personlige relasjoner eller økonomiske interesser, herunder eierinteresser eller styreverv i selskap, lag eller sammenslutning som saken angår
Ansatte bør ikke behandle saker eller fatte beslutninger i saker som har med familiemedlemmer å gjøre, eller saker hvor familiemedlemmer indirekte har økonomiske interesser. Den enkelte ansatte bør i tillegg vise stor tilbakeholdenhet med å undersøke/forespørre om saker som er til behandling i banken, og som angår familiemedlemmer. Ansatte bør også vise varsomhet med å fatte beslutninger til mennesker som de har et personlig bekjentskapsforhold til.
En ansatt som er i tvil om habilitetskonflikt kan oppstå skal alltid forelegge tilfellet for sin nærmeste overordnede.
4. Behandling av fortrolig informasjon/taushetsplikt
4.1. Generelt
Fortrolighet er en viktig forutsetning for tillit. Regler om taushetsplikt skal sikre at fortrolig informasjon ikke blir misbrukt eller kommer på avveie.
En bankansatt eller tillitsvalgt har plikt til taushet om forhold vedkommende får kjennskap til om bankens kunder gjennom sin tjeneste i banken. Taushetsplikten gjelder ikke bare i forhold til kundene, men også interne forhold som bør holdes konfidensielle. Det er derfor ikke anledning til å gi opplysninger til kolleger ut over det som er nødvendig for utøvelse av det daglige arbeid, for eksempel i personalspørsmål og eller i spørsmål knyttet til kunders forhold.
Både taushetsplikten og de ansattes lojalitetsplikt tilsier at bankinterne forhold ikke skal omtales utad på en måte som fremstår som illojal eller skadelig for banken.
I forlengelse av taushetsplikt og plikt til lojalitet må det også foreligge en plikt for ansatte til å innhente og oppbevare informasjon som er taushetsbelagt på en slik måte at fare for spredning av informasjon minimaliseres.
Den nyansatte skriver under på en taushetserklæring ved ansettelse. Taushetsplikten gjelder også etter at den ansatte/vikar/tillitsvalgt har sluttet i tjenesten
4.2. Informasjonsplikt
Til tross for det som er sagt under generelt skal en ansatt straks informere sin nærmeste overordnede dersom han eller hun får kunnskap om
• Forhold som er i strid med gjeldende regelverk fastsatt av myndigheten
• Vesentlige brudd på interne bestemmelser
• Forhold som kan skade Klepps Sparebanks omdømme
Den ansatte plikter å ta saken opp med Administrerende banksjef dersom den nærmeste leder er direkte involvert i saken det gjelder.
4.3. Forholdet til media
Alle uttalelser til mediene om bankens forhold skal gis av Administrerende banksjef eller ansatte som er særskilt utpekt til å uttale seg på bankens vegne.
5. Nærmere om forholdet til kunder, leverandører og andre
5.1. Behandling av kunder
Klepp Sparebank forventer at den enkelte opptrer vennlig og korrekt overfor bankens kunder og leverandører.
Klepp Sparebank skal i enhver relevant forretningssituasjon sette seg inn i kundens økonomiske situasjon, erfaring, mål og risikoprofil. Målet er til enhver tid å sikre at kundene forstår innholdet og de mulige konsekvensene av de valg de tar.
5.2. Om gaver m.m
Ingen ansatt eller tillitsvalgt må motta noen form for økonomisk fordeler - direkte eller indirekte - i anledning av eller i forbindelse med bankens økonomiske forretninger. Mindre verdifulle gaver og tjenester (under beløpsgrense for skatteplikt)i tilknytning til for eksempel jul, merkedager eller andre spesielle anledninger vil normalt ikke være omfattet. Vi legger til grunn samme prinsipp for gaver til våre kunder.
Dersom en ansatt mottar en slik fordel eller gave av ikke ubetydelig verdi, eller blir kjent med at han eller hun vil bli tilbudt en slik gave, skal den
nærmeste overordnede skriftlig underrettes og ta stilling til om den ansattes uavhengighet kan bli truet om gaven mottas, eventuelt beholdes om den allerede er mottatt. Med fordel eller gave menes også invitasjoner til arrangementer, reiser og lignende betalt av andre enn banken. Administrerende banksjef rapporterer til styreformann.
Ansatte skal heller ikke motta rabatter ved personlig kjøp av varer eller tjenester fra bankens forbindelser med mindre det dreier seg om rabattordning som er tilbudt alle ansatte.
Det som her er sagt gjelder tilsvarende for nærstående dersom gaven eller fordelen må antas å ha sin bakgrunn i ansattelsesforholdet eller vervet som tillitsvalgt.
6. Egenekspedering
Ansatte skal ikke ekspedere seg selv i kassen, gjennomføre ordrer, transaksjoner eller foreta vilkårsendringer på egne vegne eller på vegne av nærstående. Forbudet mot egenekspedering skal også gjelde overfor forening, selskap eller annen sammenslutning der den ansatte eller en nærstående er styremedlem eller innehar annet verv.
7. Private forhold
7.1. Privat økonomi
I utgangspunktet vil ikke banken engasjere seg i hvorledes den enkelte ansatte ordner sin private økonomi. Det kan likevel bli oppfattet som en svekkelse av den respekt og uavhengighet vi ønsker å tilstrebe hvis den enkelte ansatte er utsatt for et sterkt økonomisk press. En ansatt som forstår at han eller hun ikke vil klare sine økonomiske forpliktelser må derfor straks skriftlig orientere sin nærmeste overordnede om situasjonen.
Ansatte forventes å holde sine kundeforhold med banken i orden, herunder å overholde alle sine betalingsterminer i låneforhold. Uautoriserte overtrekk av konti må ikke forekomme.
7.2. Familieforhold
Ansatte som står i nært familieforhold til hverandre, bør ikke inneha stillinger der den ene har direkte lederansvar for den andre. Det bør også unngås at en ansatt utfører kontrollfunksjon for en man er i nær familie til.
7.3. Deltakelse og verv i næringsvirksomhet m.m
Det forutsettes at arbeidet i Klepp Sparebank er den enkelte heltidsansattes erversmessige hovedbeskjeftigelse. Ansatte må ikke drive privat forretningsvirksomhet av noen art uten å ha innhentet arbeidsgivers skriftlige samtykke. Den nærmeste overordnede skal holdes skriftlig orientert om lønnet arbeid utenfor banken. Likeledes bør banken orienteres om virksomhet som den ansattes nærmeste familie driver.
Banken kan, etter konkret vurdering i det enkelte tilfelle, nedlegge forbud mot at ansatte driver privat forretningsvirksomhet av noen art eller har annet lønnet arbeid utenom banken, dersom slik virksomhet/arbeid griper inn i arbeidstiden, og i vesentlig grad legger beslag på vedkommendes arbeidskapasitet, eller for øvrig ikke er forenlig med vedkommendes stilling i banken. Dersom den ansatte er i tvil, konfereres det med bankens ledelse.
Ansatte må ikke ha styreverv i forretningsvirksomhet uten arbeidsgivers samtykke, og kan under ingen omstendighet være styremedlem i virksomhet som har et kundeforhold til banken som innebærer kredittrisiko for banken.
Det er ikke ønskelig at ansatte i banken er kasserer i foreninger/lag eller lignende.
Etter sparebankloven § 19 kan ”ledende ansatt” i en sparebank ikke være ansatt i eller medlem av styret i foretak som har et kundeforhold til eller annet forretningsforhold til banken. Kredittilsynet kan i særlige tilfelle og etter anbefaling av bankens styre og konttrollkomite gjøre unntak fra bestemmelsen.
” Ledende ansatte” ansatte er i Klepp Sparebank definert som ansatte i ledergruppen
8. Handel med finansielle instrumenter
Verdipapirhandelsloven har regler med hensyn til egenhandel av finansielle instrumenter.
Verdipapirhandelloven § 2 inneholder viktige bestemmelser om handel med finansielle instrumenter som gjelder for alle bankens ansatte og tillitsvalgte.
For ansatte og tillitsvalgte i banken, samt disses nærstående (slik ”nærstående begrepet er definert i verdipapirhandelloven § 1-5), som normalt har innsyn i eller arbeider med investeringstjenester eller forvaltning av finansielle instrumenter for foretaket eller foretakets kunders regning gjelder spesielle regler i verdipapirhandelloven § 2 a med hensyn til egenhandel av finansielle instrumenter.
Den enkelte ansatte eller tillitsvalgte er selv ansvarlig for å sette seg inn i og etterleve disse lovreglene samt de av bankens interne rutinebeskrivelser vedrørende egenhandel i finansielle instrumenter.
Det vil alltid være en forutsetning at omfanget av ansattes handel med finansielle instrumenter står i et rimelig forhold til vedkommendes økonomi. Aktiviteten må heller ikke ha et slikt omfang at det går på bekostning av arbeidet i banken.
Særskilte ansatte som er omfattet av verdipapirhandelsloven kapittel 2a, skal på oppfordring oppgi sin egen og/eller nærståendes handel med finansielle instrumenter til en person utpekt av foretaket.
9. Oppfølging
Det er av avgjørende betydning for de etiske reglers effektivitet at hver enkelt ansatt og tillitsvalgt løpende vurderer sitt forhold i relasjon til reglene.
Brudd på bankens etiske retningslinjer eller relevante lovebestemmelser kan medføre disiplinære reaksjoner. Nærmere omtalt i bankens arbeidsreglement.
Alle ledere har et særlig ansvar for å påse at deres egne og deres underordnedes adferd til enhver tid er i samsvar med de etiske regler. Bankens ledelse foretar en løpende vurdering av reglenes hensiktsmessighet, og at den fremsetter forslag til endringer når dette anses påkrevd.
Risk Manager ivaretar bankens compliance funksjon og skal føre tilsyn mht. etterlevelse av internt og eksternt regelverk.